Polityka prywatności (RODO)

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem aplikacji DEVIALOG jest Nextim Lab spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Leżajsku, ul. Garncarska 1, 37-300 Leżajsk, KRS 0001222353, NIP 8161723096, REGON 543918275 (dalej: „Operator”). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@devialog.agentnextim.com lub korespondencyjnie na adres siedziby.

2. Jakie dane przetwarzamy

1. Dane kont użytkowników i firm (inspektorzy, administratorzy firm): imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, przypisanie do firmy, dane rejestrowe firmy (NIP, adres siedziby), logi operacji, a w przypadku inspektorów współpracujących — także dane działalności gospodarczej (NIP, adres) na potrzeby dokumentów, w tym umowy powierzenia przetwarzania.
2. Dane nabywców lokali wprowadzane przez firmy odbiorowe: imię i nazwisko, dane kontaktowe (e-mail, telefon), adres odbieranego lokalu, treść protokołu wraz ze zdjęciami usterek i podpisem złożonym na ekranie, a także dane przekazane dobrowolnie w ankiecie przygotowawczej (np. metraż, rzut lokalu, załączniki).
3. Dane osób kontaktujących się przez formularz na stronie (imię, adres e-mail, telefon, treść wiadomości) — w celu odpowiedzi na zapytanie.
4. W zakresie danych nabywców i innych osób wprowadzanych do aplikacji przez firmę odbiorową administratorem danych jest ta firma, a Operator działa jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) na podstawie umowy powierzenia dostępnej w panelu aplikacji (Centrum RODO).

3. Cele i podstawy przetwarzania

1. Zawarcie i realizacja umowy o korzystanie z aplikacji, w tym obsługa kont (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Sporządzenie i archiwizacja dokumentacji odbiorowej, w tym dowodowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes stron odbioru: ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń).
3. Wysyłka powiadomień e-mail/SMS z linkiem do portalu klienta lub ankiety — na zlecenie firmy odbiorowej.
4. Rozliczenia i obowiązki podatkowo-księgowe Operatora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
5. Odpowiedź na zapytania z formularza kontaktowego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — komunikacja na żądanie osoby zainteresowanej).

4. Środki ochrony

1. Transmisja danych wyłącznie połączeniem szyfrowanym (HTTPS); hasła przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnie zaszyfrowanej.
2. Zdjęcia i protokoły serwowane wyłącznie po autoryzacji (sesja lub jednorazowy token portalu ograniczony do danych konkretnego nabywcy).
3. Publiczny widok weryfikacji QR ujawnia wyłącznie inicjały nabywcy — bez danych kontaktowych i bez zdjęć.
4. Dostęp do danych ograniczony rolami i zakresem firmy (multi-tenant).
5. Kopie zapasowe danych wykonywane są co najmniej raz na dobę.

5. Odbiorcy danych i podpowierzenie

Dane mogą być powierzane dostawcom infrastruktury i komunikacji: hosting (Hostinger, UE), wysyłka e-mail (Resend), wysyłka SMS (SMSAPI.pl) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

6. Okres przechowywania

1. Dokumentacja odbiorowa przechowywana jest przez okres 6 lat od zakończenia ostatniego odbioru danego nabywcy (okres rękojmi za wady nieruchomości — 5 lat — powiększony o bufor na przedawnienie roszczeń), chyba że firma odbiorowa jako administrator zdecyduje o wcześniejszym usunięciu w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
2. Po upływie okresu przechowywania dane osobowe nabywcy podlegają automatycznej anonimizacji: usuwane są tożsamość, dane kontaktowe, podpis, załączniki i raporty, a dokumentacja techniczna pozostaje w formie niepozwalającej na identyfikację osoby.
3. Dane rozliczeniowe (faktury) przechowywane są przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
2. Żądania dotyczące danych przetwarzanych na zlecenie firmy odbiorowej najlepiej kierować bezpośrednio do tej firmy (administratora); aplikacja zapewnia firmom narzędzia do realizacji żądań — eksport danych (art. 15 i 20 RODO), usunięcie danych kontaktowych oraz rejestr żądań zapewniający rozliczalność.
3. Usunięcie pełnej dokumentacji odbiorowej przed upływem okresu z pkt 6 może zostać ograniczone na podstawie art. 17 ust. 3 lit. e RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).
4. Aplikacja nie wykorzystuje danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania i nie przekazuje ich poza Europejski Obszar Gospodarczy, z zastrzeżeniem dostawców wymienionych w pkt 5.

8. Pliki cookie i pamięć lokalna

Aplikacja używa wyłącznie niezbędnych plików cookie (utrzymanie sesji logowania) oraz pamięci lokalnej urządzenia na potrzeby pracy offline — bez cookies marketingowych i bez zewnętrznych trackerów. Z uwagi na wyłącznie techniczny charakter tych mechanizmów nie jest wymagana odrębna zgoda.